Institucional

Todos os campi

Universidade inicia digitalização de seu acervo acadêmico

14/12/2022

O trabalho da equipe vai além do escaneamento de documentos

Em consonância com o que determina as portarias publicadas, em abril de 2018 e maio de 2022, pelo Ministério da Educação (MEC), a UFV iniciou o trabalho de digitalização de seu acervo acadêmico. Por meio da Diretoria de Registro Escolar (RES), a Universidade começou a transferir para um sistema digital os documentos que normalmente são exigidos para o ingresso dos estudantes na instituição.

Por enquanto, em função dos prazos indicados pelo MEC, a digitalização está envolvendo somente os documentos dos formandos de janeiro de 2023, trabalho, que, inclusive, já foi finalizado nos campi Florestal e Rio Paranaíba. Essa etapa está relacionada à recomendação do Ministério de que, a partir de 1º de agosto de 2022, não houvesse mais a produção de novos documentos do acervo acadêmico em suporte físico. Isso significa que os estudantes que ingressarem na UFV no próximo ano também terão suas informações armazenadas nos computadores, e não mais nas tradicionais caixas amarelas do arquivo físico do Registro Escolar.

Antes de dar início ao processo de digitalização, a Universidade criou, em 2021, uma comissão para buscar e analisar soluções para a implantação do acervo digital dos documentos acadêmicos. Presididos pela diretora assistente do Registro Escolar, Margareth Machado Duarte, os trabalhos da comissão duraram um ano e culminaram na contratação no mercado de um sistema de gerenciamento de dados, que envolveu também uma consultoria arquivística. O que se buscou – e se busca – com esta decisão foi garantir, aos métodos de digitalização, confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade das informações.

Concomitantemente ao conhecimento advindo com a consultoria, foram e ainda estão sendo obtidas licenças de softwares, bem como adquiridos equipamentos específicos para a digitalização. Foi preciso adquirir, por exemplo, Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), obrigatórios para os profissionais responsáveis pelo delicado trabalho.

O caminho da digitalização começou a ser trilhado há pouco mais de dois meses e não há prazo para terminar. Afinal, são quase 100 anos de história acadêmica documentada e uma equipe reduzida para realizar o trabalho. Por enquanto, o compromisso é com os prazos estipulados pelo MEC que, até 2024, solicita a conclusão da digitalização de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados entre 2016 e 2022 e, até 2025, daqueles que se graduaram entre 2001 e 2015. São documentos que envolvem mais de 15 mil alunos.

Capacitação da equipe

A UFV é uma das poucas instituições federais de ensino que já iniciaram a digitalização, segundo o diretor do Registro Escolar, Edson Martinho Ramos. Apesar de todo o trabalho que a atividade envolve, ele considera prazeroso ver mais uma novidade sendo implementada no setor onde atua há cerca de 40 anos. Edson lembra que a digitalização sempre foi o seu sonho e reconhece que ela está sendo facilitada por uma ação que começou a ser implementada há mais de 10 anos pelo Registro: a digitação dos dados pessoais de todos os documentos acadêmicos do arquivo.

O diretor do RES lamenta a equipe pequena envolvida na digitalização, mas celebra o comprometimento dela. Um exemplo disso está na capacitação das servidoras que atuam nesta função. A técnica Mariza Silva Santos Dias, por exemplo, acabou de concluir o Mestrado Profissional em Patrimônio Cultural, Paisagens e Cidadania, no Departamento de História da UFV. Sua dissertação resultou num vídeo educativo, cujo objetivo é facilitar a implementação da Portaria do MEC sobre digitalização de documentos acadêmicos. Além do conhecimento levado para a Diretoria de Registro Escolar, Mariza o estende a outras instituições de ensino superior, orientando-as sobre como cumprir as exigências do Ministério da Educação.

Outras servidoras do RES também estão cursando o mestrado na História com o objetivo de contribuir não só para que tudo ocorra dentro dos parâmetros exigidos, mas também para que a digitalização do acervo amplie as suas possibilidades de uso. A servidora técnica Djenane Pena está fundamentando o seu estudo na preservação e difusão do arquivo permanente do Registro de documentos dos alunos egressos de 1926 a 1969. Isso servirá como fonte importante de pesquisa, possibilitando estudos a partir de diferentes indexadores.

Como a equipe do RES costuma dizer, “a casa está sendo arrumada” para os ajustes das práticas institucionais e, consequentemente, das implementações necessárias à digitalização e ao fácil e seguro acesso dos documentos pelos estudantes. O compromisso não é só atender à exigência do MEC, mas também cumprir a lei de acesso à informação. A diretora assistente do Registro Escolar destaca que há uma série de etapas a serem realizadas no processo de digitalização, que, ao contrário do que muitos podem pensar, vão além do escaneamento de documentos.

Vale destacar que o trabalho vem acontecendo nos três campi. Em Florestal e Rio Paranaíba, ele é realizado pelo Serviço de Registro Escolar. Todo o processo tem o apoio dos dois arquivistas da UFV: Eduardo Luiz dos Santos (Viçosa) e Eric Rodrigues (Florestal).

Divulgação Institucional