Campus Viçosa

Registro Escolar recupera e transfere informações para sistema acadêmico

19/09/2016

Desde maio de 2015, a Diretoria de Registro Escolar vem realizando um trabalho que irá ajudar a UFV a contar ainda melhor a sua história. Um grupo de funcionários do setor está digitando todas as informações acadêmicas de ex-alunos da Universidade, desde que a instituição começou suas atividades, em 1926.

Munidos de luvas e máscaras, eles estão transferindo para o sistema acadêmico digital dados que até então estavam guardados em cadernos e pastas armazenados nos arquivos do Registro Escolar. O resultado deste trabalho, que ainda não tem data para terminar, é a organização de todas as informações em um único sistema, o que irá permitir ao setor, por exemplo, saber quantos estudantes passaram pela UFV e quantos abandonaram seus cursos. Será possível também identificar ex-alunos de cursos que nem funcionam mais na Universidade, como o de Administração do Lar.

Segundo o diretor do Registro Escolar, Edson Martins Ramos, a digitação está sendo realizada concomitantemente às atividades cotidianas do setor, dentro de uma escala programada para cada um de seus funcionários sem que o atendimento às demandas externas seja prejudicado. A tarefa mistura prazer à poeira dos cadernos e pastas, já que permite o acesso a informações curiosas do passado, a caligrafias bem trabalhadas e a textos escritos em linguagem pouco usual nos dias atuais. Acrescida a essas possibilidades há também a satisfação, segundo Edson, de realizar um sonho antigo: o de ter um único arquivo com as atividades acadêmicas de alunos e ex-alunos da UFV.

Além da boa vontade e dedicação dos funcionários, Edson, que trabalha no Registro Escolar desde que ingressou na UFV, há 34 anos, conta com o apoio do diretor assistente Gilberto Fialho Freitas. Também com uma história longa no setor - cerca de 24 anos -, Gilberto se sente igualmente feliz em colocar para frente um projeto antigo e participar de uma ação que trará benefícios para a UFV e também para o futuro do próprio Registro Escolar, que ganhará agilidade e, consequentemente, produtividade. Um exemplo será a matrícula única para cada aluno. Até há alguns anos, conforme explica Edson Ramos, um estudante de pós-graduação que havia se graduado na UFV tinha dois números cadastrados. Com a matrícula única, todo o histórico acadêmico dele ficará concentrado em um mesmo local, facilitando o trabalho do setor.

O diretor do Registro Escolar conta que a tarefa de migração das informações está sendo possível graças à qualidade do sistema acadêmico “completo e eficiente”, especialmente desenvolvido pela equipe da Diretoria de Tecnologia da Informação da UFV. O sistema funciona desde outubro de 2003 e é frequentemente atualizado para atender às necessidades do setor. 

(Adriana Passos – Fotos: Daniel Sotto Maior)