Campus Viçosa

Processos acadêmicos em papel já têm data marcada para terminar

24/05/2017

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A partir de 5 de junho, os processos acadêmicos dos três campi da UFV deixarão de tramitar em papel e passarão a integrar o Sistema Eletrônico de Informação (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente aos órgãos do Poder Executivo Federal.

 

Para que a mudança aconteça sem gerar impactos ao cotidiano de quem lida diretamente com os processos acadêmicos, a Pró-Reitoria de Ensino (PRE) realizou uma apresentação do Sistema, na quinta-feira (25), no campus Viçosa. Nos campi Florestal e Rio Paranaíba, ela aconteceu na sexta-feira (26), por webconferência. 

 

A partir do dia 29, haverá treinamentos nos laboratórios de informática da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas para simulações de processos. Vale destacar que tanto a apresentação quanto o treinamento são apenas para as pessoas que lidam diretamente com processos acadêmicos da graduação. Desde sexta-feira (19), elas também podem acessar, no PVANet, o curso CEAD 122, que mostra as funcionalidades do SEI. Ele pode ser acessado neste link com login e senha usados nos sistemas da UFV.  

 

O pró-reitor de Ensino, Frederico José Vieira Passos, considera que o maior ganho com a implantação do SEI será a qualidade na tomada de decisões, pela facilidade de acesso às informações. Ele explica que, hoje, para se ler os processos dos conselhos da Universidade, é preciso ir aos locais em que estão disponíveis. Com o Sistema Eletrônico, as pessoas poderão acessar as informações de onde estiverem e no momento em que quiserem.

O professor Frederico também destaca como vantagem do SEI a maior agilidade na circulação dos processos. Ele lembra, por exemplo, que a alteração de um tópico do programa analítico de uma disciplina, dependendo do número de cursos que ela é oferecida, pode demorar até um ano para que circule entre todos os envolvidos. O Sistema possibilitará o acesso simultâneo pelos interessados e o conhecimento sobre as decisões tomadas pelas comissões coordenadoras. A agilidade se dará ainda pelo fato de que não haverá mais deslocamento físico dos processos para assinatura de documentos. Isso porque o sistema aceita e registra a assinatura por meio do dispositivo token ou do uso de login e senha.

Para o professor Carlos Goulart - assessor especial da Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento e coordenador da equipe multidisciplinar responsável pela implantação do SEI na UFV –, outro benefício será a diminuição do consumo de papel e de tinta de impressora. Além da economia, a redução no consumo colocará ainda mais a UFV em consonância com a agenda de sustentabilidade. Calcula-se que, hoje, a Universidade ultrapasse o uso de 20 mil folhas de papel nos mais de quatro mil processos acadêmicos abertos por ano.

 

O pró-reitor de Ensino lembra que, apesar do SEI, por enquanto a abertura do processo pelo estudante continuará acontecendo na Secretaria de Graduação, para que sejam apresentados os documentos originais que comprovem sua autenticidade. A Secretaria fará o escaneamento deles para transformá-los em arquivo pdf, que poderá ser acessado no Sistema.

 

Implantação
A implantação de um sistema eletrônico para os processos acadêmicos é um desejo antigo da UFV. No ano 2000, ela implantou o SisProcesso, que, embora permita o acompanhamento dos processos, tem a limitação de não guardá-los. A modernização desse sistema vinha sendo estudada pela Universidade desde 2015, antes mesmo de o governo anunciar que todos os órgãos federais deveriam migrar os processos em papel para meios eletrônicos dentro da proposta de modernização da gestão pública. E antes também de o Ministério da Educação determinar o uso do Sistema pelas Instituições Federais de Ensino Superior.

O acesso ao SEI, que já conta com a adesão de quase 100 instituições, representou ganho de tempo para o trabalho da equipe de tecnologia da informação da UFV e também a possibilidade de ela cooperar no aprimoramento do sistema criado pelo TRF4, explica Benício Ramalho, assessor especial da PRE. Esse aprimoramento está previsto no acordo de cooperação técnica que a UFV assinou, no início de 2016, com o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. A assinatura, inclusive, foi no próprio Sistema.

 

Segundo Carlos Goulart, os processos acadêmicos estão sendo o piloto para o uso do SEI em outras áreas da instituição, o que não deverá demorar muito para acontecer. Ele conta que, para a implantação do Sistema, não foi necessário nenhum investimento. Por enquanto, os equipamentos disponíveis na UFV estão sendo suficientes para atender os processos acadêmicos. Mas à medida em que o Sistema for estendido a outras classes de processos, será necessário mais um disco rígido e um servidor, cuja aquisição já está nos planos da administração. A adoção do SEI em todos os setores dos três campi evitará a tramitação em papel de quase 19 mil processos, média registrada nos últimos três anos.

 

Adriana Passos
Divulgação Institucional